Integriteitsbeleid bij Fluvius (Ethisch charter)

Fluvius speelt een unieke rol in de samenleving. We voeren in naam van de steden en gemeenten een belangrijke maatschappelijke opdracht uit voor alle inwoners van Vlaanderen. Integer of ethisch verantwoord handelen bij de uitvoering van de taken is dan een evidentie. Een oprechte houding en handelwijze zijn essentieel om onze geloofwaardigheid en betrouwbaarheid niet te schaden.

Integer zijn betekent dat je recht in je schoenen staat, eerlijk bent, beslissingen neemt en handelt in eer en geweten. Dergelijk gedrag past volledig bij de ambitie van Fluvius om maatschappelijk verantwoord te ondernemen, bij de waarden van Fluvius, én bij het streven naar een bedrijfscultuur van vertrouwen. Niet-integer gedrag schaadt de reputatie van Fluvius in de buitenwereld.

Mederwerkers van Fluvius op een werf

Maar het zorgt ook intern voor ongeloofwaardigheid en ondergraaft de inspanningen die alle medewerkers samen leveren om te functioneren binnen Fluvius als een Great Place to Work.

Ethisch Charter – deel van het Integriteitsbeleid

Het Ethisch Charter beschrijft het begrip van ethisch handelen binnen de professionele context van het bedrijf en zijn aandeelhouders en stakeholders. Het reikt in die zin aan iedereen binnen Fluvius een ethisch kompas aan om morele kwesties te benaderen, complexe situaties correct in te schatten, de juiste beslissingen te nemen en passend te handelen.

Ethisch kompas

Zo vormt het een houvast om de waarden van Fluvius in de praktijk om te zetten en integere beslissingen te nemen. Het Ethisch Charter vormt één van de onderdelen van het Integriteitsbeleid van Fluvius: door hierover te communiceren, intern en extern, geven we invulling aan onze missie, visie en waarden naar al onze stakeholders.

Integer handelen is reeds voorzien in de regelgeving…

Fluvius en haar aandeelhouders werken in een context waar een zeer groot deel van het takenpakket gereguleerd is: de taken van de economische groep Fluvius1 komen enerzijds voort uit de opdrachten van algemeen belang die de aandeelhouders hebben overgedragen, anderzijds uit de bevoegdheden en verplichtingen die de Vlaamse decreetgever geeft via wetgeving. Vanzelfsprekend is er ook Europese en federale regelgeving van toepassing op de economische groep Fluvius. Het Ethisch Charter heeft niet de bedoeling om een volledig overzicht daarvan op te nemen, een aantal zaken lichten we wel toe.

Integer handelen is reeds voorzien in de regelgeving

Het Energiedecreet legt o.a. een decretale non-discriminatieverplichting, een vertrouwelijkheids-verplichting en een beroepsgeheim op aan de personeelsleden en bestuursleden van de economische groep Fluvius. Er geldt ook een regeling inzake onverenigbaarheden voor de bestuurders van de werkmaatschappij Fluvius System Operator en de jaarlijkse bezoldiging van de gedelegeerd bestuurder, de CEO en de leden van het managementcomité worden begrensd.

Daarnaast is nog een aantal andere specifieke wettelijke verplichtingen op de groep van toepassing. De verschillende opdrachthoudende verenigingen (OV) die aandeelhouder zijn van Fluvius dienen te voldoen aan het Decreet Lokaal Bestuur. Ook daarin is een regeling opgenomen inzake onverenigbaarheden voor de bestuurders. Bij onze contacten met aannemers en leveranciers is haast altijd de wetgeving overheidsopdrachten van toepassing. Deze wetgeving voorziet specifieke voorschriften om belangenvermenging en corruptie te voorkomen en te bestraffen.

Tot slot vermelden we hier ook de EU Richtlijn inzake bescherming voor klokkenluiders (EU/2019/1937) van 23 oktober 2019 ofwel de Klokkenluidersrichtlijn. In toepassing hiervan zullen klokkenluiders worden beschermd tegen ontslag, demotie, intimidatie, het onthouden van bevordering, benadeling, dwang, enz. Personen die klokkenluiders helpen, zoals collega’s en verwanten, worden ook beschermd.

De richtlijn bevat ook een lijst van alle steunmaatregelen die voor klokkenluiders worden ingevoerd zoals het verstrekken van informatie en advies over rechtsmiddelen die bescherming bieden tegen represailles alsook toegang tot rechtshulp. Bedrijven en overheidsorganisaties moeten interne meldingskanalen opzetten: in bedrijven met meer dan 50 werknemers moeten er verplicht meldingskanalen komen voor de behandeling van meldingen door eigen werknemers of ambtenaren, bestuurders, stagiairs, enz.

… en Fluvius gaat verder dan wat wettelijk verplicht is

De wettelijke verplichtingen worden uiteraard vertaald in de processen en werkinstructies van Fluvius.
In de statuten van de opdrachthoudende verenigingen is onder meer nog een uitbreiding op de wettelijke onverenigbaarheidsregeling ingeschreven.

Corporate Governance Charter

Ook uit de toepassing van onze waarden, het #allemaalFluvius-cultuurtraject en het beleidsprincipe van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) blijkt hoe we het integriteitsbeleid definiëren voor onze medewerkers. Daarnaast spelen ook de bepalingen inzake corporate governance, waarvoor Fluvius een Corporate Governance Charter heeft opgemaakt – Fluvius beperkt zich dus niet tot het louter voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op haar rusten.

Wat verwachten we binnen Fluvius?

1. Onze waarden

We huldigen de waarden ‘gedreven door vakmanschap’, ‘respect’, ‘engagement’, ‘sterker samen’ en ‘klant centraal’: dit impliceert een open en eerlijke bedrijfscultuur, die streeft naar verbetering en samenwerking bij het vervullen van onze opdrachten. Fluvius zet de klant centraal. Dit betekent dat het bedrijf en haar medewerkers handelen vanuit de belangen van de stakeholders en de samenleving voor wie wij onze opdracht uitvoeren in het algemeen.

Gedreven door vakmanschap

De gedrevenheid van Fluvius en zijn medewerkers door vakmanschap zorgt er voor dat we niet enkel uitblinken in technische bekwaamheid en veilig werken, maar ook in eerlijk en correct gedrag. We hebben respect voor ons bedrijf, voor elkaar en voor onze klanten, respect voor het materiaal en de middelen waarmee we onze job kunnen doen. Engagement betekent onder meer dat we woord houden. De waarde ‘sterker samen’ beleven we onder meer door integer en solidair met elkaar om te gaan.

2. #allemaalFluvius: gedeeld leiderschap, cultuur van vertrouwen en streven naar voortdurende verbetering

We stimuleren dat teams en medewerkers meer en meer zelf het heft in handen nemen via gedeeld leiderschap in een cultuur van vertrouwen. Dat houdt in dat Fluvius ruimte biedt voor initiatief en de medewerkers aanmoedigt om met een open geest (mee) te denken en te handelen. Dat wil tegelijk ook zeggen dat we verantwoordelijkheid kunnen opnemen voor onze acties en transparant zijn over onze beslissingen.

Medewerkers van Fluvius bij een werfvergadering

Daarnaast betekent het dat we bij anderen checken of er bezwaren zijn tegen onze oplossingen, dat we elkaar kunnen en durven aanspreken op gedrag of een beslissing die niet voldoet aan integer gedrag en dat we op mekaar beroep doen om ons gedrag kritisch te onderzoeken en te corrigeren. Tot slot willen we bij Fluvius de veiligheid creëren om fouten bespreekbaar te maken, om continu leren mogelijk te maken.

3. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Fluvius huldigt de principes van MVO of Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. We gaan onder meer op een duurzame en zorgvuldige manier om met onze bedrijfsmiddelen en onze medewerkers. We verwijzen hierbij naar het MVO-Charter, waarin Fluvius duidelijk aangeeft welke MVO-principes de onderneming hanteert en welke engagementen we nemen inzake de diverse aspecten van MVO.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

4. Grensoverschrijdend gedrag: nultolerantie

Bij Fluvius moet iedereen zich goed voelen. We trekken een duidelijke lijn ten aanzien van grensoverschrijdend gedrag2. Fluvius staat voor een absolute nultolerantie. Via een specifieke pagina op ons intranet, een gerichte campagne en de (bijkomende) ondersteuning door gespecialiseerde medewerkers zoals de vertrouwenspersonen, sociaal assistenten en de bedrijfsarts bieden we een kader dat zorgt voor de preventie van dat gedrag en dat slachtoffers hulp biedt.

Bij Fluvius moet iedereen zich goed voelen.

Implementatie en toetsing

Hulp bij de toepassing in de praktijk

Ethisch verantwoord handelen, is soms niet evident. Voor je een bepaalde beslissing neemt, loont het dan ook de moeite om even stil te staan bij de vraag of ze de volgende testen al dan niet zou doorstaan:

  • de spiegeltest:
    kan ik mezelf, mijn collega’s of anderen onder ogen komen als ze weten wat ik heb gedaan?
  • de voorpaginatest:
    Lijdt het imago van Fluvius eronder als mijn beslissing op de voorpagina van de krant zou prijken?
  • de brokkentest:
    Breng ik Fluvius in diskrediet met mijn beslissing?
  • de test van de wederkerigheid:
    wat zou ik ervan vinden als anderen tegenover mij zo zouden handelen?
  • de test van de veralgemening:
    hoe zou onze samenleving eruit zien als iedereen op deze manier zou handelen?
  • de goede huisvadertest:
    wat zou een redelijk persoon in dezelfde situatie denken en doen?
Integer handelen in de praktijk

Integer handelen – een zaak van ons allemaal

De leidinggevenden fungeren als eerste aanspreekpunt voor onze medewerkers, ook in deze materie.
Fluvius stimuleert ook de open dialoog onder collega’s.
We vinden het belangrijk dat er gevraagd wordt naar bezorgdheden en bezwaren binnen het volledige team, ook over beslissingen met betrekking tot integer handelen.

Fluvius stimuleert de open dialoog onder collega’s

Via ondersteunend materiaal, dat wordt gebruikt in periodieke, thematische besprekingen op de vergaderingen van alle teams in het bedrijf, worden alle medewerkers geholpen bij het voeren van zo’n gesprek en bij het nemen van beslissingen in de dagelijkse realiteit.

Melding van onethisch gedrag

Fluvius implementeert een onafhankelijke en vlot toegankelijke procedure voor de melding, het onderzoek, de afhandeling en de eventuele bestraffing van onregelmatigheden en inbreuken op de ethische principes.
De integriteit van wie dergelijke inbreuken meldt, wordt daarbij altijd en overal gegarandeerd.

Melden van onethisch gedrag bij Fluvius

Captatie via verschillende kanalen

Iedere medewerker die geconfronteerd wordt, rechtstreeks of onrechtstreeks, met onethisch gedrag kan dit melden aan zijn of haar leidinggevende.
De algemene communicatiekanalen van Fluvius en De Stroomlijn kunnen gebruikt worden om inbreuken te melden.

Via verschillende kanalen capteren we onethisch gedrag

Daarnaast voorziet Fluvius verschillende manieren om op een vertrouwelijke wijze een melding te doen:

  • via een brief naar Fluvius Deontologische Cel, PB 60, Bpost Brusselsesteenweg 501, 9050 Gentbrugge,
  • via een specifieke mailbox Fluvius-DeontologischeCel [at] fluvius [dot] be
  • via het daarvoor gecreëerde contactformulier.

Deze meldingen worden allemaal met respect voor de vertrouwelijkheid en de rechten van alle betrokkenen behandeld door een specifieke, multi-disciplinaire cel (deontologische cel), onder leiding van de juridische dienst van Fluvius.

Toetsing en rapportering

Integer handelen is zaak van ons allemaal binnen Fluvius – in het kader van gedeeld leiderschap en #allemaalFluvius wordt ingezet op een open bedrijfscultuur van vertrouwen, met eerlijke en concrete feedback tussen collega’s, medewerkers en leidinggevenden.

Onder andere in de jaarlijkse Great Place To Work-bevraging peilen we naar de integriteit van het bedrijf en het management: in hoeverre ervaren de medewerkers eerlijke behandeling, respectvolle bejegening en een geloofwaardig management. Op een meer formele manier is er toezicht op het naleven van de geponeerde integriteitsambitie vanuit verschillende hoeken:

  • De deontologische cel brengt verslag uit aan het management en kan preventieve acties voorstellen in functie van de meldingen die ontvangen zijn;
  • Het management en het Auditcomité van Fluvius worden geïnformeerd door de afdeling Interne Audit.

Door dit continu systeem van rapportering en periodieke toetsing streven we naar een voortdurend groeiend bewustzijn over de invulling van integer handelen binnen ons bedrijf en naar een voortdurende verbetering in de middelen en methodes die Fluvius inzet om integer handelen een zaak van elke medewerker te maken.

Bij Fluvius groeit het bewust zijn over integer handelen

Bij het verder uitbouwen van het integriteitsbeleid doen we uiteraard opnieuw een beroep op dezelfde waarden en de bedrijfscultuur om in een sfeer van openheid en gedrevenheid samen met elkaar steeds verdere stappen te zetten.

De ‘economische groep Fluvius’ is Fluvius System Operator cv, de groep vennootschappen die aandeelhouder zijn van Fluvius, Fluvius OV en de dochtervennootschappen van Fluvius System Operator.
Grensoverschrijdend gedrag omvat geweld op het werk, ongewenst seksueel gedrag op het werk en pesten op het werk